Vous devez prochainement organiser une soirée d’entreprise ? L’équipe d’Elseaker vous livre 7 bonnes pratiques à suivre (et à appliquer) !

Définir le ou les objectifs en amont

Afin d’optimiser votre temps dans l’organisation d’une soirée d’entreprise, pensez à en définir préalablement les objectifs. Par exemple, pour renforcer davantage la cohésion en interne, rien de tel qu’une activité, à l’image d’un atelier de création de cocktails, ou encore de la mise à disposition de tables de ping-pong et/ou baby-foot ! Si vous souhaitez profiter de l’événement pour vous adresser à l’ensemble des collaborateurs invités, pensez à réserver un endroit disposant de l’ensemble du matériel nécessaire.

Bien choisir le lieu d’événement

Le plus simple est de trouver un lieu stratégique et pratique afin que les invités puissent facilement s’y rendre. Vous pouvez également, à titre préventif, vous assurer que le lieu se situe à proximité d’un hébergement, tel un hôtel (et que celui-ci propose des chambres libres pour la date fixée). Afin que la soirée soit mémorable, nous vous conseillons de choisir un lieu insolite et dont la capacité d’accueil est suffisante pour recevoir l’ensemble des collaborateurs.

Ne pas s’y prendre à la dernière minute

Pour éviter les mauvaises surprises, il est fortement conseillé de chercher et réserver votre lieu d’événement au plus tôt, soit une fois la date de la soirée fixée. N’hésitez d’ailleurs pas à sélectionner plusieurs endroits répondant à votre cahier des charges, et ce afin d’éviter la problématique de l’indisponibilité des lieux.

Fixer une date idéale

Le choix de la date à laquelle aura lieu la soirée n’est pas à négliger ! En effet, nous vous conseillons de ne pas l’organiser pendant le week-end, ni en début de semaine. Le meilleur moment selon l’équipe d’Elseaker ? Le milieu, voire la fin de semaine, notamment le mercredi ou jeudi soir !

Préparer la liste des invités

Encore une fois, tout dépend de l’objectif de la soirée à organiser. Ceci étant, et à titre d’exemple, si vous souhaitez favoriser la cohésion au sein de l’entreprise, créer du lien et ainsi décloisonner les services : invitez le plus grand nombre de collaborateurs (mais également les relais d’influence en interne et externe, et ce selon votre budget).

Envoyer les invitations … à l’avance !

Certes, la préparation d’un tel événement est chronophage, mais n’oubliez pas d’inviter vos collaborateurs de manière formelle, et plusieurs semaines à l’avance ! Vous pouvez d’ailleurs partir sur l’envoi d’une e-invitation ou bien rester sur la traditionnelle lettre papier, sous couvert de bien connaître leurs avantages et inconvénients respectifs. Egalement, n’oubliez pas de demander un retour à vos invités avant une date butoir, et ce afin de connaître en définitive le nombre de personnes attendues (sans oublier de communiquer l’information aux prestataires avec lesquels vous travaillerez, et notamment du côté des traiteurs).

Demander un retour sur la soirée

Une fois l’événement terminé, demandez des retours aux collaborateurs invités par le biais d’un questionnaire. Les commentaires ainsi reçus seront précieux pour améliorer la qualité des prochaines soirées à organiser

Vous avez dorénavant les meilleures astuces pour organiser (et réussir) votre soirée d’entreprise ! Et n’oubliez pas, pour trouver le lieu idéal pour votre prochain événement d’entreprise : Elseaker.com !

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