Vous aimeriez organiser un séminaire, mais c'est trop compliqué ?
Entre organisation, budget, date, délais, charte graphique, activités, lieu, le bon nombre de chambres et de salles... Cela fait beaucoup ! Pourtant vous voudriez le réaliser et surtout ne pas décevoir vos coéquipiers et en faire un séminaire réussi ? L'organisation se fait avant tout par rapport à un plan bien défini qu'il faut suivre à bien ! Pour vous, Elseaker vous donne les 7 astuces pour faire de votre séminaire un événement réussi et bien organisé !

1ère étape : Définir les objectifs

Avant tout, la première tâche à faire lors de l’organisation de votre séminaire, c’est de définir les objectifs. Grâce aux objectifs, vous pourrez savoir quel type de séminaire il faudra réaliser. Tout d’abord, un objectif principal sera défini.  Généralement il répond à “Dans quel but j’organise ce séminaire?”. Ensuite, viens l’objectif secondaire, “Qu’est-ce que ce séminaire peut-il apporter à mon entreprise?”. Les objectifs vous amèneront à mieux comprendre et mieux réaliser votre séminaire ! 

2ème étape : Les cibles

Par rapport à votre objectif, vous devrez définir les cibles. Souvent, on se fixe sur 2 cibles : Par exemple, “Quelle est votre cœur de cible lors de votre séminaire?”. Si c’est pour remotiver votre équipe pour l’année d’après, il sera important d’inviter tout vos employés. Vous devez choisir l’ensemble des personnes qui sont directement affectées par l’objet du séminaire. Ensuite, vous pouvez définir les intervenants durant le séminaire, qui seront votre cible secondaire. 

3ème étape : Le budget

Le plus important, définir le budget ! C’est votre budget qui dessinera votre séminaire ! Il vous faudra savoir le logement, les transports et la restauration en premier lieu, mais aussi les activités aux alentours. Il est essentiel que votre budget soit défini bien à l’avance pour ne pas avoir de mauvaises surprises ! D’autre part, il vous faudra prévoir un peu plus en cas d’imprévus. 

4ème étape : la date et la durée

En effet, après avoir établit votre budget et vos objectifs/cibles , vous êtes enfin prêt à commencer à réaliser votre séminaire ! Tout d’abord, il vous faudra trouver une date selon la durée à laquelle vous prévoyez de partir. La date se choisit assez tôt, pour éviter que les employés aient déjà pris leurs congés ou autres. Ensuite, il vous faudra éviter les vacances scolaires, trouver la date selon le lieu où vous souhaiter aller. Par exemple si c’est un séminaire en bord de mer vous choisirez plutôt une date entre avril et septembre. Eviter les jours fériés… 

Image pour l'article 7 étapes pour organiser et réussir son séminaire !

5ème étape : Le lieu

Et voila le moment tant attendu que l’on préfère tous ! Le lieu du séminaire. Après avoir défini le budget et les objectifs, vous choisirez un lieu selon la capacité d’accueil, et les goûts. Il vous faudra également trouver un lieu bien localisé (proche de l’aéroport, ou de la gare). Un lieu où vous pourrez faire des activités, ou bien proche du centre-ville. Il est également important de trouver un lieu, où vous pouvez à disposition avoir des salles de réunions. 

6ème étape : le choix des activités

Enfin, après avoir trouvé le lieu idéal pour votre séminaire, motivez vos coéquipiers lors de différentes activités. Rien de mieux que pour re-dynamiser votre équipe, de leur faire vivre une véritable expérience inoubliable ! Selon votre localisation, vous pourrez leur faire profiter d’activités nautiques, jet-ski, paddle, canyoning… Mais également des activités originales avec des escapes games, chasses aux trésors, randonnées… Faites un planning de chaque activité que vous souhaitez !

7ème étape : Communication

Pour finir, lorsque vous avez réussi à tout mettre en place, fixer le budget, il ne vous reste plus qu’à diffuser votre séminaire ! En dernier lieu, parlez de votre événement ! Envoyez les invitations, communiquez sur les réseaux sociaux, simplement faites passer le mot ! Le but, que tous vos coéquipiers répondent présents afin d’avoir un séminaire sympathique mais surtout réussi ! 

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