Vous avez un événement d'entreprise à organiser ? Votre outil indispensable tout au long de son organisation, sera votre cahier des charges ! Il est précieux, il deviendra votre nouvel allié ! Il est la ligne directrice de la mise en place de celui-ci. Sans lui, il est vite possible de vous retrouver avec bien plus d'imprévus, vous ne savez plus qui vous devez contacter, quels sont les souhaits de votre client, ou encore la liste des intervenants qu'il veut... ! Cela devient une vraie galère... Il vous permet de répondre à plusieurs questions auxquelles votre client a répondu et vous aide à concevoir au mieux l'événement !
Pour vous, Elseaker, dans cet article, vous aide à bien préparer votre cahier des charges pour faire de cet événement une aventure hors-du-commun !

Un outil fondamental ! 

Tout d’abord, votre cahier des charges est conçu pour connaître au mieux les attentes du client. Il vous sert à lister les objectifs, par exemple, cela peut-être pour développer son réseau, se faire connaître, ou bien l’obtention d’une plus grande visibilité de l’entreprise, créer des contacts… Avant tout, votre cahier des charges doit contenir le détail de l’événement, dont les objectifs, le but du projet ! Ensuite, plusieurs questions devront être posées à votre client comme, qui sont ses cibles, quel va être le nombre de participant et quelle est sa concurrence. Cela vous permettra au mieux de vous renseigner sur le profil des participants, sur les entreprises concurrentes et d’avoir un meilleur regard sur le marché. Il va également vous falloir définir les besoins et les contraintes sur le projet. 

Détaillez au maximum !

Plus vous aurez posé les bonnes questions, plus vous aurez un suivi détaillé et mieux l’événement sera fait ! Car on a tous déjà vécu en tant qu’organisateur d’événement, un oublie d’horaires par exemple, et lorsque vous avez bassiné votre client pendant des heures, vous n’avez pas forcément envie de le rappeler… Sachant qu’il n’a pas que ça à  faire non plus… Ne surtout pas oublier de lui demander le lieu, quelle ville ou quel endroit il souhaite, puis la date de celui-ci et la durée !

Image pour l'article bien préparer le cahier des charges d'un événement !

Chasse aux questions ! 

Il vous faudra également identifier les intervenants, et répartir les tâches que chacun aura à effectuer durant le déroulé de l’événement. Enfin, la dernière chose, puisqu’il faut bien passer aux choses sérieuses et moins drôles, il ne faut surtout pas oublier de demander le budget et en être sur ! Il est la base de votre organisation. Lorsque vous avez les informations principales, description du projet, objectifs, lieu, date, cibles et budget, vous pourrez commencer à établir tout le programme point par point pour le jour j ! Ce cahier des charges lorsqu’il est finit et bien établit, il peut-être demandé par des prestataires pour savoir exactement le contenu de l’événement ! 

C’est déjà un grand stress d’avoir la responsabilité d’organiser un événement parfaitement, qu’il ne manque rien et bien évidemment satisfaire votre client ou patron ! Alors, minimiser un maximum votre stress en établissant un cahier des charges clair et précis ! Il sera votre plus fort associé. Enfin, Elseaker est là pour vous, afin de trouver le lieu idéal pour l’événement ! 

 

Johanna, experte en Communication ! 

Elseaker

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