Vous devez prochainement organiser une convention d’entreprise ? L’équipe d’Elseaker vous révèle les 7 étapes à suivre !

Choisir un thème adapté

La première étape dans l’organisation d’une convention est la définition de son thème, de son fil conducteur. Une fois celui-ci choisi, il est ensuite important de réfléchir à la façon dont vous en parlerez, et donc de s’interroger préalablement sur l’objectif final, ce que vous souhaitez finalement obtenir des invités. Peut-être souhaitez vous, à titre d’exemple, les motiver davantage voire les rassurer, notamment du fait d’un contexte particulier dans votre secteur d’activité ?

Trouver le bon intervenant

Privilégiez les intervenants qui ont une connaissance de votre marché, voire même dans l’idéal de votre entreprise. Vous le découvrirez au fil des échanges, pourvu que vous les rencontriez bien en amont, et nul doute que l’intervention auprès des invités n’en sera que plus pertinente. Egalement, partez à la recherche d’avis sur les réseaux professionnels, comme sur LinkedIn, pour en savoir plus et éventuellement découvrir des témoignages sur la qualité (ou non) de l’intervenant en question.

Réserver une salle adaptée … et à l’avance !

Et là, coup de bol ! L’équipe d’Elseaker, composée d’experts dédiés dans la recherche de lieux sur-mesure, vous propose de le faire pour vous, rapidement et gratuitement (pas de frais cachés ou de petites étoiles) ! Pour réussir votre convention, nul doute qu’il vous faudra l’organiser dans un lieu adapté, celui répondant à l’ensemble de vos besoins. C’est pourquoi vous pouvez, par exemple, faire le choix d’un auditorium, ou encore d’un lieu atypique ou de charme, et ce selon la ville où vous souhaitez l’organiser.

Envoyer les e-invitations

Pensez à prévenir les invités ni trop tôt, ni trop tard, soit plusieurs semaines avant le jour J. Préférez également un envoi par e-mail : c’est un moyen simple, rapide et peu coûteux, comparativement à la création, l’impression et le coût de l’envoi d’un carton d’invitation. Il existe d’ailleurs des outils en ligne pour vous aider à gérer cette composante dans l’organisation de votre convention, à l’image de Doodle, Weezevent et AgoraEvent.

Faire des répétitions et tester le matériel

Et ce afin de s’assurer que tout se déroulera au mieux, que ce soit du côté des intervenants ou encore du matériel à disposition (ou le vôtre) dans le lieu choisi. Répétez afin d’être prêt(e) le jour J ! Une convention ne s’improvise pas (et ce même si vous avez un talent d’orateur indéniable).

Organiser un cocktail de fin

Vous organisez une convention et non pas une réunion par écrans interposés ! Profitez de cet événement pour échanger avec vos invités et créer du lien, par exemple en organisant un cocktail (ou buffet) de fin. Ce moment de partage et de convivialité participera à la bonne perception de l’événement (et ultérieurement aux échanges sur le sujet) dans sa globalité.

Questionner les invités pour le prochain événement

Toujours par email, vous pouvez demander des feedbacks par le biais d’un questionnaire, et ce afin de connaître le ressenti des invités, les points forts et faibles perçus de la convention, etc. Ces retours vous permettront de vous évaluer, vous et l’équipe sur l’organisation de l’événement, et d’améliorer les prochains à venir.

Alors, prêt(e) pour votre prochaine convention ? Lancez vous !

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