Pour réussir votre événement professionnel, celui-ci doit être en mesure de se dérouler dans un lieu cohérent avec vos besoins et attentes. Mais alors, comment sélectionner le bon lieu pour votre événement ? Quels critères doivent être pris en compte ? Lumière !

Calculez votre budget

Le budget alloué pour votre événement va déterminer le lieu dans lequel vous l’organiserez. En effet, grâce à celui-ci, vos recherches s’orienteront naturellement vers des types de lieux plutôt que d’autres. Il faut ainsi vous y prendre à l’avance pour vous renseigner sur les prix pratiqués. Ces derniers oscillent selon la localisation, la période ou encore le type de lieux demandés. Notez, et c’est important, qu’un faible budget n’empêche en rien la réussite globale de votre événement.

Adaptez le lieu aux caractéristiques de votre événement

Selon le type d’événement professionnel que vous organisez, certains lieux peuvent être plus ou moins adaptés. Cela peut alors dépendre, par exemple, du nombre de personnes présentes, du déroulement de la journée, ou encore des activités programmées et des services souhaités. Certains types d’événements vous offriront une plus large liberté sur le choix de l’espace : une réunion est généralement organisée dans une salle dédiée alors qu’un lancement de produit peut s’organiser dans divers types de lieux, même dans des lieux insolites. N’hésitez pas à visiter les lieux, si vous avez le temps, afin de vérifier qu’ils correspondent à vos attentes.

Mettez en valeur vos objectifs

Le message à transmettre lors de cet événement doit être en adéquation avec le lieu choisi. Les objectifs que vous cherchez à atteindre, tels que le développement de l’image de marque de votre entreprise ou le renforcement de la cohésion de vos équipes, doivent être également mis en valeur. Les invités se souviendront de votre message notamment et surtout grâce à l’endroit dans lequel ils ont été accueillis, que ce soit en raison de son prestige, des activités proposées ou de son côté atypique.

Vérifier la situation géographique

Le lieu que vous allez sélectionner doit être accessible par tous et choisi en fonction de sa situation géographique. Il faut ainsi anticiper les conditions d’accès, de stationnement mais aussi d’hébergement. En effet, il est possible que vos invités aient besoin d’être à proximité d’un transport en commun, d’un parking et même parfois d’être hébergés pour la nuit. La localisation du lieu doit alors répondre aux besoins des invités. Il est donc important de vérifier que ceux-ci sont bien pris en compte lors de votre sélection.

Renseignez-vous sur les services proposés sur place

L’équipement nécessaire pour votre événement doit être réfléchi avant de vous renseigner sur un endroit prêt à vous accueillir. Certains lieux peuvent vous mettre à disposition du matériel (tables, chaises, paperboard, sono…) quand d’autres ne louent que la salle. Pensez également à vérifier les horaires de montage et démontage des installations. De plus, les lieux peuvent parfois vous proposer des activités pour votre événement. Par exemple, la visite de leurs locaux ou bien même des activités plus originales (dégustations œnologiques, ateliers culinaires, équitation…). Il faudra donc anticiper les options souhaitées et celles proposées par les lieux avant de faire votre choix.

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