Organiser un bel événement, c’est tenir compte à la fois des impératifs budgétaires, du timing et cela sans sacrifier la créativité ou l’efficacité. Au-delà de l’animation, le lieu participe pleinement à la création de ce temps fort. N’en négligez donc pas sa sélection …

 

 

  1. Vérifiez la configuration des lieux

Capacité d’accueil

Vérifiez la surface du lieu, son type d’espace et sa capacité d’accueil. Que ce soit en cocktail ou en place assises, il faut savoir combien de convives peuvent être accueilli exactement. Car en effet, un cocktail “debout” ne demande pas la même superficie qu’un repas de séminaire assis. Et vous pourriez vous retrouver embarrasser à refuser des convives par manque de place non anticipée. La sélection est très rapide.

Budget

Discutez de la tarification avec le lieu. Vous souhaiteriez bien un « no limite » mais votre boss, lui est bien exigeant sur le budget qu’il met sur l’évènement. De même qu’il est exigeant sur le type de lieu alors ne vous précipitez pas trop vite lorsque vous avez repéré un lieu exceptionnel, qui correspond à tous vos autres critères.

Disponibilité

Vous avez coché toutes les cases sur la liste des exigences et puis badaboum, le lieu n’est pas/plus disponible. C’est une des premières choses à faire, prenez-vous-y en avance. Et même si cette particularité ne tient pas réellement de notre ressort voyez avec le lieu s’il y a des possibilités d’option.

 

  1. Retrouvez les valeurs de l’entreprise

Posez-vous les bonnes questions en amont ; quelles sont les valeurs de mon entreprise qu’il faut mettre en avant ? Cherchez un lieu qui représente les valeurs de votre entreprise et son contexte. Autant de questions à se poser en amont pour une cohérence de l’image que vous souhaitez donner à votre événement, et d’une manière plus générale de votre entreprise.

 

  1. Identifiez l’accord du lieu avec le type de votre évènement

Valorisation du message

Votre événement est-il un événement interne ou externe ? Une soirée client, un lancement de produit, un séminaire, une soirée de Noël ? Chaque typologie d’évènement doit correspondre à des codes et exigences. De même, certaines activités organisées pendant votre réception peuvent demander une logistique plus conséquente.

Il est donc important de choisir votre lieu en fonction de la typologie de votre événement, de la partie restauration ou de la décoration et ambiance que vous envisagez sur place, du message que vous voulez véhiculer. Ne choisissez pas une salle dans un château si vous faites une conférence sur la pauvreté dans le monde…

 

 

  1. Ne négligez pas la coordination et supervision sur place

Accessibilité

Mon lieu est-il facilement accessible ? Est-ce au fin fond de la campagne sans grandes voies d’accès ou aménagé pour accueillir un bus ? Y a-t-il un aéroport à proximité ? Pourrez-vous vous garer ? Autant de questions qui vous permettront de vous organiser au mieux dans les choix du transport et ainsi optimiser votre temps.

Confort

Par exemple, si vos invités viennent de loin, il est essentiel de pouvoir les loger. Appréhendez le besoin d’hébergement. Si le lieu peut accueillir votre évènement et héberger vos convives c’est un réel plus.

Professionnalisme

Soyez vigilants quant au professionnalisme des employés du lieu. En effet, cela pourrait saccager tout le professionnalisme que vous avez essayé de mettre en place dans l’organisation de cet évènement. Il faut être en phase avec les services proposés par le lieu, les manières de travailler de chaque entreprise sont différentes, attention à ce que celle du lieu que vous aurez choisi vous corresponde ou n’entrave pas votre évènement.

 

Le lieu participe pleinement à la création du temps fort de votre évènement.

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