Le workshop est un mot que l’on a tous déjà entendu mais sans réellement en comprendre son sens. N’est-ce pas ? Atelier (collaboratif ou de travail), de sa traduction en français, il est plus que jamais utilisé par les écoles et les entreprises. Au sein de ces dernières, il s’agit bien souvent d’un atelier de travail et d’échange(s) sur un sujet choisi à l’avance. Ainsi, il permet d’encourager les collaborations et les idées nouvelles.

Dès lors, comment organiser (et réussir) son workshop ? Lumière !

Fixer les objectifs et déterminer les enjeux

En amont, mettez à plat les objectifs, l’utilité même du workshop, mais aussi (et c’est non négligeable) les points à éclairer, les problématiques à résoudre et les questions à poser durant l’événement.

Après avoir listé également les enjeux, rassemblez tous les documents utiles. Identifiez ceux qui seront pertinents dans votre propre préparation et ceux qui serviront à l’élaboration des supports pour vos invités. N’oubliez pas de structurer votre workshop – et nous le verrons plus loin – en l’introduisant et en le clôturant.

Inviter les bonnes personnes

Qui dois-je faire participer ? C’est l’une des questions importantes à se poser dans le cadre d’un workshop. Ce sont ces mêmes invités qui animeront les débats et donneront envie aux autres, dont les plus discrets/timides, de se manifester. Choisissez donc des personnes relativement aisées avec le thème choisi, voire des experts en la matière, pour insuffler une bonne dynamique.

L’idéal est de faire une cartographie des participants et d’identifier rapidement les rôles de chacun. En fonction du sujet du workshop, il ne faut pas hésiter à se tourner vers des personnes externes à l’entreprise, des professionnels que vous aurez identifiés – car répondant à vos besoins – et qui vous intéresseront par la richesse de leurs parcours, expériences et idées. Pensez également à solliciter des individus d’autres équipes ou départements, de niveaux hiérarchiques et d’âges différents. Cela peut aboutir à des solutions étonnantes voire innovantes, jamais imaginées auparavant.

Choisir le lieu adéquat

Quoi de mieux pour éclairer la créativité et la réflexion qu’un nouvel endroit, un nouveau décor ? Ne vous cloisonnez pas dans les salles de réunion habituelles et trouvez un endroit qui vous inspire et inspirera les participants. Pour se remuer les méninges, il faut parfois partir à l’aventure (ou juste simplement hors de l’entreprise, dans la même ville). A titre indicatif, trouvez un rooftop (selon la saison), une salle de théâtre ou encore un restaurant dans lequel vous pourrez cuisiner tous ensemble (et ainsi briser la glace plus facilement entre les invités).

Élaborer un programme (de A à Z)

Le plan à dérouler durant votre événement doit, à minima, comporter une introduction et une conclusion (conclusion durant laquelle vous pourrez dévoiler un prochain workshop ainsi que la ou les thématiques abordées, mais également organiser une courte session de questions/réponses en guise de clap de fin), présenter les sujets (pouvant potentiellement, et c’est une idée, prendre la forme d’activités interactives ou jeux diversifiés) qui seront traités ce jour – et dans l’ordre – ainsi que les directives à suivre par tous pour le bon déroulement de l’atelier.

Qui dit élaboration d’un programme dit gestion du temps. Il vous faudra, par exemple, accorder davantage de temps à un sujet plutôt qu’un autre, car plus long ou épineux à traiter en groupe. N’oubliez d’ailleurs pas, et c’est important pour le confort de tous, de proposer des pauses régulières, histoire de permettre à chacun (dont vous) de souffler et se restaurer avant d’attaquer la suite.

Aussi, entraînez vous autant qu’il le faudra, et ce une fois le programme établi (avec le matériel nécessaire) et finalisez plusieurs jours à l’avance les documents d’accompagnements pour vos invités.

Enfin, pour anticiper les aléas et points négatifs, tels les problèmes techniques pouvant apparaître le jour J (car oui, ça n’arrive pas que dans les films) : vous pouvez, et nous vous le conseillons fortement, élaborer un programme de secours, d’une certaine manière votre plan B, celui qui sauvera votre workshop d’un désastre en cas de mauvaises fortunes.

Récupérer les feedbacks des participants

Pour l’organisation (et la réussite) de votre prochain workshop, il est incontournable de recueillir à froid (et donc quelques jours après l’événement, sans trop tarder ceci dit) les impressions des invités sur l’événement auquel ils ont participé (et ce dans sa globalité et/ou dans ses moindres spécificités). Les retours positifs comme négatifs (à condition qu’ils soient constructifs ou que vous les perceviez comme tels, et aussi et surtout que vous ne le preniez pas personnellement) ne pourront QUE vous permettre de vous améliorer pour les prochaines fois.

 

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