Un séminaire est une réunion en petits ou moyens groupes avec pour but de former et d’informer ses participants sur certains sujets de l’entreprise.

C’est un véritable outil de management indispensable à l’entreprise, important de ne pas négliger. Il est souvent l’occasion d’un moment d’échange sur les résultats, les objectifs et les stratégies de l’entreprise. On trouvera le séminaire de comité de direction, le kick-off des commerciaux, le séminaire des agents commerciaux de rentrée…

C’est le moment où l’entreprise transmet ses messages et ses objectifs à ses équipes tant de direction qu’opérationnelle.

C’est en général un séminaire interne à l’entreprise (ou avec ses partenaires, représentants, agents)

Voici quelques suggestions d’étapes importantes pour son organisation :

  • Etape 1 : Définir les objectifs du séminaire

Quel est l’intérêt pour votre entreprise d’organiser un séminaire professionnel ? Est-ce dans un but de formation, de communication, de stimulation, de récompense pour le travail effectué pendant l’année ? Bien que la mise en place d’événements d’entreprise réponde à chacun de ces facteurs, il est important de définir un objectif principal pour donner un fil conducteur à l’organisation de votre manifestation. Avoir toujours les réponses à ces questions dans un coin de la tête vous permettra de garder le cap. En effet, cela vous confortera dans vos choix et vos décisions. Il est essentiel de définir clairement ces différents points. En effet, ils conditionneront toutes les décisions, tout au long du processus d’organisation. La direction est en général à l’origine de l’orientation et des messages à faire passer

  • Etape 2 : Déterminer le format et le thème

Pour démarrer cette étape, il est important d’avoir en tête les réponses aux questions que vous vous êtes posées lors de l’étape précédente. Vous devez être conscient du nombre et du profil des personnes que vous souhaitez inviter à votre événement. Vous devez également connaître la durée du séminaire. Le choix du thème est aussi important, il doit revêtir un caractère exceptionnel qui sort le participant de son cadre de travail quotidien. Il faudra cependant être relatif à l’entreprise afin de se rassembler autour d’un sujet commun à tous. Pensez à intriguer votre public avec un intitulé accrocheur pour l’événement ! C’est le premier contact avec la manifestation et c’est celui qui va donner envie d’y participer. Plusieurs formes de manifestation sont possibles et plus adaptées selon vos objectifs (Congrès, convention, conférence, team building, soirée…). Pensez à bien choisir votre format suivant vos objectifs ciblés !

  • Etape 3 : Définir le cahier des charges et le budget

Déterminer le cahier des charges et le budget d’un événement est une étape qu’il convient de ne pas négliger. La réalisation d’un budget prévisionnel vous permettra de chiffrer et matérialiser vos objectifs. En prenant en compte la taille de l’événement, le nombre de participants, le niveau des prestations…, vous parviendrez à établir un inventaire des dépenses relevant de la mise en place d’un séminaire d’entreprise. Essayez d’équilibrer au mieux vos prévisions et le budget que vous souhaitez accorder à l’événement, en gardant une certaine marge pour les frais imprévus !  Cette étape requiert une analyse méticuleuse, il convient de faire une recherche approfondie pour trouver les prestataires qui vous conviendront au niveau budgétaire, la qualité de la prestation, la capacité d’accueil…

Nos seakers sont là pour vous aider dans cette étape, en cherchant les lieux qui répondront le mieux à votre cahier des charges car plus celui-ci sera précis, moins vous aurez de mauvaises surprises (l’open-bar qu’on a oublié !) ou de perte de temps en devant réajuster tous les devis. Mais de panique, le seaker est là pour toutes ces étapes fastidieuses qui vous encombrent !

  • Etape 4 : Choix de la date et du lieu

Le choix de la date idéale pour organiser votre manifestation professionnelle doit se faire principalement selon la disponibilité des participants, des prestataires et des locaux. Il est donc vivement recommandé d’anticiper, de consulter les disponibilités de vos invités pour s’assurer de leur présence ! De plus, vérifiez les événements qui pourraient avoir lieu dans les environs de votre séminaires, et qui pourraient engendrer certaines complication ! Vérifiez notre calendrier !

Choisissez votre destination en fonction de ses richesses culturelles, ses ressources, son potentiel d’accueil, sa proximité  et son atmosphère dépaysante pour créer une rupture avec le quotidien ! La qualité de l’hébergement tient un rôle fondamental dans le succès de la manifestation. Le lieu est l’écrin de votre événement. Avec tant de contraintes, trouver le lieu idéal est un casse-tête… enfin, avec Elseaker, cela devient beaucoup plus simple ! -> effectuer une recherche

  • Etape 5 : Élaborer un planning de l’événement

Ce planning doit comprendre chaque étape du déroulement de la manifestation. C’est un outil sur lequel vous pourrez vous appuyer pour respecter les horaires de chaque séance de travail, activités, pauses… Vous devrez le communiquer aux participants de l’événement, qui pourront également s’y référer. Sur votre planning doit figurer toutes les phases du séminaire, auxquelles il convient de déterminer une date et un horaire de début et de fin. Anticipez et laissez-vous une marge de manœuvre pour gérer les imprévus et ainsi assurer la fluidité dans le déroulement du séminaire !

  • Etape 6 : Réglez les derniers détails !

Dernière étape avant le début de la manifestation, prenez le dernier jour avant l’événement pour vous assurer de la cohérence de votre organisation. Rendez-vous sur le lieu du séjour, mobilisez tous vos partenaires et prestataires pour vous assurer de leur participation et organisez, si nécessaire, une dernière répétition. Arrangez un espace dédié à l’organisation d’un pot d’accueil où seront conviés tous les participants et pensez à vous prévoir un petit “bureau de l’organisateur” si vous êtes là pour 2/3 jours.

  • Etape 7 : Mettre en place des actions de feedback

À l’issue de l’événement, il convient de faire parvenir aux participants un compte-rendu et un rappel des idées majeures vues pendant le séminaire, accompagnés d’un mot de remerciement incluant quelques photos prises pendant l’événement ! Faites-leur donc parvenir un questionnaire de satisfaction dans les jours qui suivent, formulaire sur lequel vous pourrez vous appuyer pour l’organisation de futures manifestations !

Pour s’y retrouver, voici trois exemples de séminaires à organiser pour une année réussie :

– Les séminaires de formation :

Ils sont consacrés à l’amélioration de la qualité du travail et à l’augmentation de la productivité des équipes.

– Les séminaires d’intégration :

Ceux-là sont organisés pour accueillir les nouveaux arrivants. L’idée est de passer un moment dans un contexte informel pour qu’ils se sentent accueillis au sein de l’équipe. Des nouvelles têtes, il en arrive souvent : c’est pourquoi il est nécessaire d’organiser au moins une sortie par an !

– Les séminaires de motivation :

Ces séminaires servent à rassembler les énergies de l’équipe après une réussite ou une période particulièrement difficile pour permettre à ses collaborateurs de se détendre. Autant en organiser au moins une fois, voire deux fois l’an pour maintenir le moral des troupes !

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Source

Jecy traduction

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