Le chargé de projet événementiel est un véritable chef d’orchestre. Il doit établir une réflexion stratégique pour organiser des événements professionnels (convention, forum, salon, séminaire, foire, soirée de lancement …) en cohérence avec le plan de communication de l’entreprise. Il doit parler de cet événement en interne comme en externe, et planifier, gérer et coordonner toute la production autour de l’événement en question. 

Malheureusement de nombreuses présomptions sont faites sur ce métier, pas si facile qu’il n’y paraît.  

Voici notre vrai ou faux, spécial chargé de projet événementiel ! 

Tout est prévu d'avance

FAUX

Imprévu et événementiel, voilà un pléonasme. Bien que la rigueur soit le premier atout d’un chef de projet, l’événementiel subit toujours des imprévus le Jour J. Les délais raccourcis, les transmissions d’informations manquantes et les surprises de dernière minute font partie intégrante de l’activité en total flux tendu.

Une table manquante, une salle parfois plus petite qu’annoncée ou des nappes oubliées sur les tables… La réalité n’est pas toujours celle prévue sur le papier.

En effet, le secteur de l’événementiel regorge d’éléments perturbateurs. Un bon chef de projet sait automatiquement prendre en compte ces derniers pour assurer le bon déroulement de l’événement en question. Peu importe par quoi il est causé, quand l’imprévu survient il faut réagir rapidement et avec la bonne solution.

La créativité importe peu

FAUX

La créativité et l’ouverture d’esprit, à ne pas négliger.

Pour être un bon chef de projet événementiel, il faut savoir sortir des sentiers battus. Si c’est pour proposer des idées classiques, les clients n’auront plus qu’à comparer les tarifs et aller chez le prestataire le moins onéreux.

Il se trouve pourtant que les clients recherchent de nouvelles idées. Ils aiment être surpris et sont friands de projets novateurs, aussi ambitieux puissent-ils être.

Dans ce contexte-là, le chef de projet événementiel devra donc regarder au-delà de la vision stratégique. Il devra redoubler de créativité et chercher là où personne n’aurait même pas imaginé mettre les pieds.

la communication est centrale

VRAI

En agence de communication, le chef de projet événementiel conçoit l’événement qui répondra le mieux à la demande d’un client et négocie avec ce dernier le budget de l’opération. Interface entre le client et les différentes équipes qui réaliseront l’événement, le chef de projet événementiel coordonne toutes les étapes en les faisant valider en parallèle par le client.

En entreprise, appelé plutôt chargé(e) de communication événementiel, son quotidien consiste surtout à organiser des colloques, séminaires, sorties de groupes, etc.

Dans tous les cas, en agence ou chez l’annonceur, le(la) chargé(e) / chef de projet événementiel se doit d’élaborer le planning des actions à mener et suivre le budget. Véritable coordinateur, c’est ce dernier qui gère et organise sur le terrain toute la logistique du projet : installation, agencement de l’espace, transport de matériel, etc. Il rédige également  les supports de communication tels que les communiqués de presse, les invitations et les programmes. Il choisit les prestataires, les fournisseurs, les intervenants (traiteurs, camera-man, artistes, techniciens…). Au quotidien, il fait face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d’hôtels, conférences de presse).

Metier polyvalent

VRAI

Le chef de projet événementiel doit faire preuve de polyvalence dans son métier. En effet, il prend en charge la coordination des événements. Ainsi que les contours de l’événement. Il peut proposer un plan de communication événementielle prenant en compte l’ensemble des aspects opérationnels de la communication. Ce qui inclus édition d’invitations, de plaquettes, rédaction d’articles, gestion des bases de données des invités, choix des prestataires internes et externes, choix du lieu… Ensuite, Il participe à la négociation budgétaire de ses dossiers. Enfin, il contribue à élaborer les moyens de mesure de l’impact des événements.
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