Afin d’organiser et de réussir votre réunion professionnelle il est primordiale de se poser quelques questions pour qu’elle puisse être utile à l’entreprise.

Pourquoi organiser une réunion ?

Avant d’organiser une réunion de travail il est primordial de se demander si cette dernière est nécessaire. En effet, nous sommes tous d’accord pour dire qu’il y a beaucoup trop de réunions et qu’elles ne sont pas toujours efficaces. Pour organiser une réunion efficace, il faut donc répondre à quatre questions. Il faut tout d’abord identifier et expliquer le problème que la réunion va traiter ainsi que le résultat que vous souhaitez obtenir. Puis choisir les personnes qui sauront résoudre ce problème et enfin identifier le rôle de chaque participant. Afin de développer leurs liens pour travailler plus efficacement, il est essentiel que les équipes se voient et échangent. Les réunions aident donc à la cohésion d’équipe.

Comment préparer une réunion professionnelle réussie ?

Il est essentiel de bien préparer sa réunion pour qu’elle soit le plus efficace possible. En effet, mieux elle sera préparée et plus le temps passé en réunion sera productif. Il faut donc suivre les différentes étapes qui vont suivre pour organiser une réunion de travail la plus efficace possible.

Définir l’objectif de la réunion

Il faut pouvoir définir clairement le but de la réunion. Une fois le but identifié vous pourrez établir un plan de la réunion qui résumera tous les thèmes à aborder. Il est aussi essentiel de définir la durée de cette réunion, l’idéal est de ne pas dépasser une heure car l’attention baisse après 52 minutes. Ces objectifs vous permettront de savoir comment animer votre réunion.

Choisir le bon type de réunion

Le type de réunion que vous choisirez découle évidemment de l’objectif défini au départ. Si vous souhaitez faire passer un message ou des informations vous pouvez choisir de faire un discours ou une présentation. Mais si vous cherchez une solution à un problème cela peut faire l’objet d’un brainstorming. Pour finir si vous voulez faire découvrir une nouvelle technologie ou des nouveaux outils vous pouvez choisir d’organiser des ateliers.

Choisir les bons participants

Il faut veiller à ce que tous les participants aient un réel intérêt à prendre part à la réunion afin d’éviter que les des personnes s’ennuient. Toutes les personnes présentes doivent donc permettre à la réunion d’atteindre ses objectifs. De plus, il est important de prévenir vos collaborateurs de la tenue de la réunion, de l’ordre du jour et de son amplitude horaire. Vous pouvez par exemple préciser sur l’invitation que vous attendez d’untel qu’il intervienne sur une question particulière. Pour être la plus efficace possible votre réunion ne devrait pas avoir plus de huit à dix participants. En effet, au-delà de ce nombre tout le monde n’aura pas le temps de s’exprimer et la réunion risque d’être moins productive.

Choisir un lieu et un horaire adapté

Le lieu doit être à la fois adapté au type de réunion choisi mais aussi au nombre de participants. Le but étant que tous les intervenants puissent s’installer confortablement pour travailler de manière efficace. Pour éviter de rendre la présence du patron pesante il vaut mieux éviter son bureau. Vous devez privilégier les salles avec des murs clairs, une bonne luminosité et une isolation phonique. Au contraire fuyez les salles aveugles comprenant uniquement un éclairage artificiel mais aussi les murs en béton qui réverbèrent le son. Ces lieux ont tendance à fatiguer beaucoup plus vite les participants. Il faut aussi éviter d’organiser une réunion entre 14 heures et 16 heures car c’est le moment de la journée où le cerveau est le moins en alerte à cause de la digestion. De plus lors de réunions qui durent longtemps il est essentiel de faire une pause minimum toutes les deux heures. Pour finir, afin que l’animateur soit au centre du groupe l’idéal est une table en U.

Transmettre l’agenda de la réunion

Il est nécessaire d’envoyer à tous les participants une confirmation officielle quelques jours avant la réunion afin qu’ils puissent connaitre le plan de cette réunion ainsi que le temps accordé à tous les sujets. Les objectifs seront également clairement énoncés afin que tous les participants puissent se préparer et contribuer à l’avancement de la réunion.

Animer en écoutant

Le rôle de l’animateur est de laisser exprimer les autres pour atteindre les objectifs et de parler peu. Le supérieur hiérarchique n’est donc pas forcément le meilleur choix car c’est l’un des participants les plus impliqués. Il a aussi pour responsabilité de noter lorsqu’un nouveau problème apparaît pour le traiter séparément lors d’une autre réunion.

Synthétiser les résultats

L’animateur doit résumer à la fin de la réunion les décisions qui ont été prises et les missions attribuées à chacun jusqu’à la prochaine rencontre. Mais il doit aussi énoncer les points qui devront être abordés lors d’une prochaine réunion. Pour finir le secrétaire doit transmettre aux participants un compte-rendu de la réunion dans les 24 heures qui ne doit pas dépasser deux pages.

Après avoir identifié pourquoi et comment organiser et réussi votre réunion professionnelle, vous devez encore trouver un élément essentiel qui est le lieu. En effet, le lieu est très important pour le bon déroulement de votre réunion.

Pour trouver le lieu idéal pour votre réunion rendez vous sur Elseaker

 

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