Une réunion de travail permet de traiter en groupe les problèmes existants dans le but de les résoudre. La prise de décision des collaborateurs doit être rapide et la réunion doit être dynamique !

Tout d’abord, pour réussir sa réunion, vous devrez avoir un ou plusieurs objectifs. Une bonne réunion de travail devra être ciblée, efficace et rapide : n’oublions pas, le temps, c’est de l’argent !

Les réunions sont parfois perçues comme une perte de temps. Si elles sont perçues comme telles, c’est tout simplement parce qu’elles sont mal organisées et que les collaborateurs ne voient pas le rôle qu’ils peuvent y apporter. Cependant, une réunion est un outil de travail efficace qui permet de collecter et regrouper des idées pour répondre à votre objectif.

Pour répondre à votre besoin, il est très important de clarifier les objectifs pour lesquels vous souhaitez organiser une réunion.

  • Pourquoi organiser cette réunion ?
  • Quel résultat voulez-vous obtenir ?
  • Quelles informations souhaitez-vous partager ?
  • Quelle décision doit-être prise ?
  • Le rôle de chacun des collaborateurs

Vous devrez commencer par identifier et expliquer le problème pour lequel alieu la réunion. Dans un second temps, organisez-vous et sachez qui devra être présent ! Il faut savoir que le rôle de chacun permettra de faire avancer les idées à traiter dans votre réunion.

On ne vous a jamais dit que les travaux bien préparés connaissaient le meilleur succès ? Hé bien pour une réunion, c’est la même chose ! Plus votre réunion sera préparée, plus elle captivera l’attention de vos collaborateurs. Qui dit plus d’attention ? Dit plus de performance ! Et nous sommes certains que c’est ce que vous attendez ! la performance !

Dans un 1er temps, vous devrez être capable d’écrire noir sur blanc ce que vous attendez de cette réunion et c’est ainsi que vous pourrez définir les thèmes que vous aborderez.

Une fois que vos objectifs seront clarifiés et que vous aurez choisi vos participants, vous pourrez ainsi programmer votre réunion !

Mettez vos participants à l’aise dès leur arrivée. Accueillez-les personnellement, présentez-vous et demandez-leur qu’ils le fassent aussi, soyez empathique : c’est très important, cela les rassurera et se sentiront en confiance pour le reste de la réunion.

Vous devez capter l’attention des participants et la retenir, en suscitant leur curiosité. Votre présentation doit être dynamique, vivante et intéressante.

Favoriser les échanges entre les personnes est essentiel à la bonne réussite d’une réunion de travail. Le travail d’équipe au sein de n’importe quelle organisation est la clé du succès des échanges, et donc de la performance.

Aménager vos espaces de réunion

N’oubliez pas qu’il s’agit du premier lieu où vos cadres et vos équipes vont passer la majeure partie de leur journée. Aujourd’hui, un cadre passe plus de temps en réunion qu’à son poste de travail, l’enjeu pour la productivité de votre entreprise est donc important.

Votre entreprise doit bénéficier d’espaces et d’outils spécialisés, intégrés à votre environnement de travail tels que des espaces de collaboration ergonomiques optimisés pour travailler et échanger, ainsi qu’économiser le temps des collaborateurs: des outils de partage de contenus simples et intuitifs qui permettront l’enrichissement et la modification du contenu des autres participants. Et enfin, un accès internet nécessaire pour le partage à la visioconférence.

Les espaces de coworking. Trouvez un espace pour quelques heures et ou la journée. Si vous souhaitez sortir du cadre de votre entreprise, les espaces de coworking sont le lieu idéal ! De plus, les espaces sont bien équipés en mobiliers et matériels. En effet, les espaces disposent de bonnes connexions internet, et sont placés dans des endroits facilement accessibles.

Vous pouvez essayer différentes formes de meetings: les “stands-up meeting”, 15’debout top chrono ! Les réunions à thèmes, venez habillé dans la thème su sujet pour favoriser la décontraction et la créativité (réunion sur les événements sportifs, venez habillés en tenue de sport et pratiquez 10 minutes de stretching avant la réunion!) En se projettant dans l’univers concerné, on ouvre l’imaginaire vers celui-ci.

Vous vous demandez aussi parfois comment avoir tous vos participants ?

Optez pour un rythme récurrent de vos réunions-reporting, de façon à ce que chacun sache que ce créneau est réservé à la réunion. Avant de valider ce créneau, faites plusieurs essais avec vos équipes: soit le matin avec les croissants, pendant la journée avec un tea-time party. Essayez, testez, l’important et de trouver le créneau qui convient à la majorité. Récurrence = borring ?! alors changez les formats: l’endroit, la forme, la manière de traiter les sujets, les outils.

Des collaborateurs mobiles, travaillant ailleurs, est difficile d’instaurer une récurrence de réunion. Vous pouvez opter pour un outil collaborateur efficace (Klaxoon par exemple mais il en existe encore beaucoup).

N’hésitez pas à seaker, Elseaker cherche pour vous !

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